انتقل إلى المحتوى 
يُقدّم ما يقارب ثلاثة أرباع مُضيفي أماكن الإقامة السياحية خدمة تسجيل الوصول الذاتي. والسبب ؟ لأنها تُوفّر الوقت لكلٍّ من المُضيفين والضيوف. فلا داعي للانتظار مع المفاتيح، ولا يشعر الضيوف بالحرج أو التوتر من التأخير. وفي بيوت الكبسولة، تُصبح هذه الخدمة أكثر فعالية، لأنها مُصممة لإقامات سريعة، خاصة، وبسيطة.
تسجيل الوصول الذاتي في بيوت الكبسولات يعني ببساطة أن الضيف يستطيع دخول واستخدام بيت الكبسولات دون الحاجة لمقابلة المضيف شخصيًا. يقوم المضيف بتركيب قفل ذكي أو لوحة مفاتيح أو نظام دخول مشفر ليتمكن الضيف من فتح الباب بنفسه. تتضمن العملية عادةً مشاركة رمز الدخول أو المفتاح الرقمي قبل الوصول مع تعليمات واضحة. وبذلك، تتم عملية تسجيل الوصول والمغادرة بسلاسة دون الحاجة لانتظار دورك.
في هذا الدليل، ستقرأ الخطوات الخمس التي يمكنك استخدامها لإنشاء نظام تسجيل وصول ذاتي لمنزل كبسولة Airbnb الخاص بك.
الخطوة 1: رسم خريطة رحلة الضيف
يمر الضيوف عادةً بمراحل محددة من الحجز إلى الوصول ثم المغادرة. يجب على المضيف البدء بتحديد مسار رحلة الضيف خطوة بخطوة. على سبيل المثال: الحجز ← رسالة ما قبل الوصول ← تسجيل الوصول ← الإقامة ← رسالة المغادرة. بصفتك مضيفًا، عليك تحديد وقت إرسال كل رسالة. يمكنك ضبط جدول زمني لإرسال الرسائل في الوقت المناسب دائمًا. كما يمكنك تضمين إرشادات الوصول، ونصائح حول مواقف السيارات، ومواعيد الهدوء. على سبيل المثال: يمكنك تقديم تعليمات حول مواقف السيارات وتذكير الضيوف بقواعد المنزل في نفس الرسالة.
ينبغي توحيد الأمور لضمان حصول الضيوف على معلومات متسقة. الفكرة هي تصميم نماذج لـ "الترحيب" و"تسجيل الوصول" و"تسجيل المغادرة".
فكرة أخرى هي: نوع الرمز . إذا كانت كبسولتك مزودة بشبكة واي فاي موثوقة وتدير العديد من الوحدات، فاستخدم قفلًا ذكيًا متصلًا بالإنترنت (لتتمكن من تحديث الرموز فورًا). أما إذا كانت الشبكة متقطعة أو واجهت أي مشكلة أخرى، فاستخدم رموزًا مؤقتة غير متصلة بالإنترنت.
ملاحظة: العديد من الأقفال غير المتصلة بالإنترنت لا تُصدر رموزًا إلا في غضون 72 ساعة من تسجيل الوصول.
لذا، إذا اخترتَ رموزًا غير متصلة بالإنترنت، يجب عليك إنشاؤها قبل بضعة أيام. هذا مهمٌّ جدًّا إذا حجز الضيوف في اللحظة الأخيرة.
باختصار، ينبغي أن تركز الخطوة الأولى على التخطيط لكل شيء. يعني ذلك تحديد كيفية وتوقيت التواصل، من الحجز وحتى المغادرة. القيام بذلك مُسبقًا يضمن سلاسة العملية ويضع توقعات واضحة لضيوفك.
الخطوة 2: تحضير الأجهزة وتفاصيل الباب
الآن حان وقت التنفيذ العملي. بصفتك مضيفًا، عليك التحقق من الباب وأجزاءه المعدنية لضمان ملاءمة القفل وعمله بشكل جيد.
أولاً، اختر القفل المناسب : قفل بلوحة مفاتيح أو قفل ذكي بتقنية RFID. تأكد من إمكانية تركيبه على باب الكبسولة. تكون العديد من أبواب الكبسولات منحنية أو مصنوعة من معدن سميك، لذا تحقق من توافق لوحة تثبيت القفل معها. إذا كان الباب سميكًا جدًا، فأنت بحاجة إلى قفل مصمم لتحمل هذا السمك (بعض الأقفال تتطلب بابًا بسمك 1⅜ بوصة إلى 1¾ بوصة).
بعد ذلك، انظر إلى اتجاه القفل والمزلاج . بعض الأقفال مصممة للأبواب التي تُفتح يسارًا أو يمينًا. عليك التحقق من اتجاه فتح الباب. قِس أيضًا مسافة المزلاج وعمقه للتأكد من إمكانية إدخال مزلاج القفل بالكامل في الإطار. الهدف هو اختبار القطع المعدنية قبل التثبيت النهائي. يمكنك (أنت، المضيف) تثبيت المزلاج مؤقتًا للتأكد من وصول المزلاج إلى لوحة القفل بسلاسة.
ثم قم بإغلاق مسارات الكابلات وتأكد من سلامة مانع التسرب . إذا كنت تقوم بالحفر أو تمرير الكابلات، فقم بإغلاقها حولها لمنع تسرب المطر أو الحشرات. اختبر أيضًا مانع التسرب الموجود على الباب تحديدًا، لأن المنازل الكبسولية غالبًا ما تكون في مواقع مكشوفة.
بالإضافة إلى ذلك، خطط للطقس:
- للمناخات الساحلية أو الرطبة: استخدم براغي من الفولاذ المقاوم للصدأ أو النحاس الأصفر لمنع تآكلها. يُعدّ استخدام معدات مقاومة للتآكل خطوةً أساسيةً لأن الهواء المالح يُتلف المعدن بسرعة.
- في المناخات شديدة البرودة أو المواقع الساحلية: اختر بطاريات ليثيوم في القفل (انظر الخطوة التالية) وقفلًا مُصمّمًا لتحمل الظروف الجوية. يجب أن يكون تصنيف IP للقفل أو تصنيف حماية الدخول مرتفعًا (IP65 أو أعلى) إذا كان القفل في الهواء الطلق أو مكشوفًا.
أعدّ قائمةً لهذا الجزء حتى لا تنسَ أي شيء. هذه الخطوة التحضيرية تعني أنه عند التركيب النهائي، سيُثبّت القفل بشكل صحيح من المرة الأولى.
الخطوة 3: إعداد قفل الباب والرموز الأولى
بعد تجهيز الأجهزة، حان وقت إعداد القفل. عليك (أنت المضيف) وضع الباب في وضع البرمجة (عن طريق الضغط على رمز مثل * + # أو باستخدام تطبيق الشركة المصنعة).
أول رمز تدخله هو رمز المسؤول/الرمز الرئيسي . هذا هو كلمة مرورك الرئيسية للقفل. اختر كلمة مرور قوية واكتبها في مكان آمن (لا تضعها أبدًا كملصق على القفل!).
بعد ذلك، ابدأ بإضافة رموز الضيوف . لكل حجز تضيفه، أنشئ رمزًا فريدًا مرتبطًا بتواريخه. كما تتيح لك العديد من أنظمة القفل تحديد وقت بدء وانتهاء صلاحية الرمز، بحيث يعمل فقط خلال فترة إقامة الضيف. والأهم من ذلك، حدد وقت بدء وانتهاء صلاحية كل رمز بدقة: يُفعّل عند وقت تسجيل الوصول وينتهي عند وقت تسجيل المغادرة. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من أن ساعة القفل صحيحة ومتزامنة مع منطقتك الزمنية.
بعد ضبط الرموز ، اختبر القفل جيدًا . أدخل رمز الضيف وافتح الباب، ثم أغلقه. جرب أيضًا فتحه من الداخل. هذا يضمن عمل المزلاج ولوحة المفاتيح بسلاسة في كلا الاتجاهين.
كذلك، ضع في اعتبارك حالات الطوارئ المتعلقة بانخفاض الطاقة . تحتوي العديد من الأقفال على فتحة مفتاح ميكانيكية مخفية أسفل غطاء. دوّن مكانها واحتفظ بالمفتاح في متناول يدك. تحتوي بعض الأقفال الأخرى على منفذ طاقة احتياطي أسفل اللوحة. لذا، احتفظ بمشبك بطارية صغير أو بطارية 9 فولت في صندوق أدواتك تحسبًا لأي طارئ.
وأخيرًا، يجب حفظ رمز الدخول الرئيسي في مكان آمن (باستخدام برنامج إدارة كلمات المرور أو درج مقفل). لا تُشارك هذا الرمز مع الضيوف أو عمال النظافة أبدًا. الهدف من كل هذه النصائح هو الاحتفاظ بنسخة احتياطية.
فيما يلي مقطع فيديو سريع يوضح كيفية إعداد قفل الباب على نماذج كبسولة Glamni.
الخطوة 4: أتمتة تسليم الكود
الآن، يمكنك أتمتة مشاركة معلومات الوصول مع الضيوف. كما ذكرنا سابقًا، استخدم نماذج الرسائل المجدولة لإرسال الرمز والتعليمات في الوقت المناسب. على سبيل المثال: حدد موعدًا لإرسال بريد إلكتروني أو رسالة Airbnb قبل 24-48 ساعة من الوصول. أضف في هذه الرسالة رمز الوصول، ودبوسًا على الخريطة أو الاتجاهات، وقائمة تحقق بسيطة لتسجيل الوصول، ونصائح لركن السيارات، ونافذة للتواصل (مثل "متاح من 8 صباحًا إلى 8 مساءً").
قد تقول رسالة قصيرة: "مرحبًا! رمز تسجيل وصولك هو ١٢٣٤. إليك رابط الخريطة وتعليمات الدخول. لا تتردد في طرح أي أسئلة قبل الساعة ٧ مساءً."
يقول الخبراء: إرسال دليل تسجيل الوصول الكامل قبل ٢٤ ساعة من الوصول هو الحل الأمثل. فهذا يتيح لضيوفك وقتًا للقراءة وطرح الأسئلة. يجب أن تكون رسالتك الأولى واضحة قدر الإمكان. على سبيل المثال:
- تسجيل الدخول: الرمز 1234 (صالح من الساعة 2 ظهرًا يوم 10 مايو إلى الساعة 11 صباحًا يوم 15 مايو)
- دخول: استخدم لوحة المفاتيح الموجودة بجانب الباب، ثم قم بتدوير المقبض.
- مواقف: موقف سيارات مجاني في شارع Elm St (لا حاجة إلى تصريح).
- واي فاي: SSID “GuestNet”، مرر “sunnyday”.
قبل 24 ساعة، يحصل الضيوف على كل شيء.
يمكنك أيضًا إرسال تذكير سريع قبل 3-4 ساعات من تسجيل الوصول. هذه الملاحظة القصيرة تُكرر الرمز وخطوات الباب بإيجاز، مما يضمن تحديث المعلومات عند وصولها.
إذا كان لديك عدة وحدات كبسولة، فاحرص على تتبع رموزها بدقة . من الأفضل الاحتفاظ بسجل يتضمن: اسم النزيل، رقم الوحدة، الرمز، أوقات تسجيل الوصول والمغادرة. هذا يساعدك في حال حدوث أي مشكلة. على سبيل المثال: إذا فشل رمز ما أو تأخر أحد النزلاء، يمكنك البحث بسرعة عن ذلك الرمز وتغييره.
الخطوة 5: الخروج وإعادة التعيين
عند مغادرة الضيوف، يُرجى قفل جميع العناصر. عند المغادرة، يجب انتهاء صلاحية رمز الضيف أو حذفه. إذا كنت تستخدم منصة مثل Airbnb، فسيتم ذلك تلقائيًا (افتراضيًا بعد 30 دقيقة من المغادرة). أما إذا كنت تُدير الرموز بنفسك، فسجِّل الدخول إلى القفل أو التطبيق واحذف الرمز، أو شغِّل خاصية "المسح بنقرة واحدة" لمسح جميع الرموز المؤقتة. اختبر الباب أيضًا لفترة وجيزة للتأكد من أنه مُقفل برمز رئيسي فقط.
من الخطوات المهمة اتباع ممارسات أمنية جيدة . قم بتغيير كلمة مرور المسؤول/الرئيسية بشكل دوري (كل 6 أو 12 شهرًا مثلاً). هذا يمنع أي فرصة لبقاء رمز قديم أو ثغرة أمنية في البيانات صالحة. يغفل العديد من مزودي خدمات الاستضافة عن هذه الخطوة، ولكن النصيحة هي: تعامل مع القفل كأي نظام أمان آخر، وقم بتحديث رمز PIN الرئيسي بشكل دوري.
كذلك، احتفظ بسجلات الصيانة . دوّن تاريخ آخر استبدال للبطاريات أو أي عطل في القفل (مثل انحشار المزلاج أو خلل في البرنامج). على سبيل المثال: إذا استبدلت البطارية ببطارية ليثيوم جديدة، فاكتب التاريخ.
وأخيرًا، يجب عليك الاحتفاظ بمجموعة أدوات الأبواب . يتم وضعها في الموقع في حاوية صغيرة.
في داخلك لديك:
- بطاريات AA احتياطية (أو أي نوع يستخدمه القفل الخاص بك)
- حشية احتياطية للطقس أو شريط مانع للتسرب
- براغي ومسامير ومثبتات إضافية للقفل
- وحدة لوحة مفاتيح ثانوية (إذا كانت متوافقة)
وجود هذه الأدوات في متناول يدك يعني إمكانية إصلاح معظم المشاكل في دقائق. جميع خطوات السلامة تُجنّبك الاتصال بفني الصيانة في منتصف الليل.
نصائح اضافية
تأكد دائمًا من إضاءة منطقة باب الكبسولة جيدًا. يمكنك تركيب مصباح يعمل بحساس الحركة فوق المدخل ليتمكن الضيوف من رؤية لوحة المفاتيح ليلًا.
إذا كان ضيوفك من جنسيات متعددة، ففكّر في إضافة تعليمات أساسية بأكثر من لغة. يمكن لملاحظة بسيطة حول "كيفية تسجيل الوصول" باللغة الإنجليزية واللغة السائدة محليًا أن تساعد غير الناطقين بها.
يُنصح باستخدام كتيب دليل استخدام الكبسولة أو دليل رقمي. سيساعدك هذا على مشاركة معلومات مفصلة (مثل كلمة مرور الواي فاي، وتعليمات الأجهزة، ومخرج الطوارئ) مسبقًا. يمكن للضيوف الاطلاع عليه في أي وقت. كما يُمكنك ذكر الدليل في ملاحظات تسجيل الوصول، ليتمكنوا من الاطلاع عليه عند وصولهم.
حاول إضافة رسالة ترحيب سريعة (كتابية أو رقمية) تحمل طابعًا شخصيًا. هذا يُظهر اهتمامك بضيفك، حتى لو كان تسجيل الوصول آليًا.
كل شهر أو بعد بضعة حجوزات، اختبر تدفق القفل والرمز كـ "اختبار تجريبي".
يمكنك ترك ورقة مطبوعة أو ملاحظة على الثلاجة تتضمن جهات اتصال الطوارئ: رقمك، أو أحد المضيفين المشاركين، أو سيارة إسعاف محلية، أو أي جهة أخرى. على الرغم من أن تسجيل الوصول آلي، يشعر الضيوف بالأمان عند معرفة من يتصلون به في حالات الطوارئ.
الأسئلة الشائعة
تم قطع خدمة الواي فاي عند الوصول.
إذا انقطعت شبكة الواي فاي أو الهاتف المحمول عند وصول ضيفك، فقد لا يتمكن من الحصول على رمز جديد. لذلك، خطط مسبقًا بإنشاء رموز مؤقتة للاستخدام دون اتصال بالإنترنت. كخطوة إضافية، احتفظ بمفتاح احتياطي واحتفظ بخطة طوارئ محلية مفتوحة.
كيفية التعامل مع الأدوار المتعددة؟
يجب إنشاء رموز منفصلة لكل دور، مثلاً رمز خاص بعمال النظافة وآخر للصيانة. هذه الرموز غير مخصصة للنزلاء. بعض أنظمة الأقفال الذكية (أو أدوات إدارة العقارات) تتيح لك إنشاء رموز دائمة خاصة بالموظفين فقط. اضبط هذه الرموز لتنتهي صلاحيتها تلقائيًا بشكل دوري (عادةً ما يتم تحديثها أسبوعيًا أو شهريًا لأسباب أمنية).
ما هي نماذج كبسولات Glamni التي ينطبق عليها هذا الدليل؟
تتبع موديلات كبسولات غلاميني، مثل G50F وG70، هذا الدليل. لها نفس إعدادات قفل الباب وما إلى ذلك. قد يختلف تركيب القفل باختلاف الموديل، لذا تأكد دائمًا من مواصفات الباب. على أي حال، استشر موردك حول خيارات القفل الموصى بها لموديلك.
خاتمة
يصبح تسجيل الوصول الذاتي لبيوت الكبسولات لمضيفي Airbnb سلسًا وسلسًا عند التخطيط لكل خطوة. يُسهّل تخطيط رحلة الضيف التواصل. باتباع هذه الخطوات، يُسهّل المضيفون عملية تسجيل الوصول على الضيوف ويُسهّلونها عليهم.
إذا كنت تخطط للاستثمار في منزل كبسولة ، فاختر منزلاً يدعم بالفعل أنظمة تسجيل الوصول الذاتي الحديثة لتجربة سلسة.
